Kurumsal Hafıza Neden Kişilerden Bağımsız Olmalı?
Güncelleme tarihi: 27 Eyl
Bir şirketin en değerli bilgileri her zaman dosyalarda bulunmaz.
Bazen bir yöneticinin yıllardır taşıdığı deneyimdedir.Bazen kurucunun verdiği bir kararın arkasındaki gerekçededir.Bazen geçmişte yapılan bir hatanın neden tekrar edilmemesi gerektiğini bilen tek kişidedir.
Bu bilgi şirket için çok değerlidir.
Ama yalnızca bir kişinin zihnindeyse, henüz tam anlamıyla kurumsal hafıza değildir.
Çünkü kişi değiştiğinde, görev değiştiğinde veya bilgiye erişim kesildiğinde şirket de aynı bilgiye erişimini kaybedebilir.
Bilmek ile hatırlamak aynı şey değildir
Bir yönetici yıllardır aynı şirketin başında olabilir ve çok güçlü bir deneyim biriktirmiş olabilir.
Hangi müşterinin hangi koşulda nasıl davrandığını bilir.
Hangi kararın neden alınmadığını hatırlar.
Geçmişte hangi uygulamanın işe yaramadığını bilir.
Bir toplantıda söylenen tek bir cümlenin aslında neden kritik olduğunu anlayabilir.
Fakat bu bilginin önemli bir kısmı sistemin dışında kalıyorsa, şirketin hafızası kişiye bağımlıdır.
Bu durumda kurumun sahip olduğu bilgi ile kurumun erişebildiği bilgi aynı şey değildir.
Asıl mesele de budur.
Kurumsal hafıza, insanların bildiklerini şirketin hatırlayabilme kapasitesidir.
Bir yöneticinin ayrılmasıyla ne kayboluyor?
Bir yönetici şirketten ayrıldığında yalnızca bir pozisyon boşalmaz.
Eğer bilgi sistematik biçimde aktarılmadıysa;
• geçmiş kararların gerekçeleri,• müşteriyle ilgili kritik bağlam,• belirli problemlerin nasıl çözüldüğü,• geçmişte yapılan hatalardan çıkarılan dersler,• hangi uygulamaların neden tercih edilmediği
de kaybolabilir.
Bu nedenle kurumsal hafıza yalnızca “hangi dosyalarımız var?” sorusuyla ölçülemez.
Daha önemli sorular vardır:
Neden böyle karar verdik?
Bu karar ne sonuç verdi?
Bu deneyimden ne öğrendik?
Bugün benzer bir durumla karşılaşırsak neyi farklı yapmalıyız?
İşte bilgi, bu sorularla birlikte kurumsal değere dönüşür.
Her şeyi sisteme yazmak da çözüm değildir
Kurumsal hafıza oluşturmak, şirket içinde konuşulan her şeyi kaydetmek anlamına gelmez.
Aksine, iyi bir sistem hangi bilginin korunması gerektiğini ayırt eder.
Kararların, risklerin, açık konuların, veri eksikliklerinin ve sonraki adımların kayıt altına alınması; aktif kaynaklarla arşivlenmiş veya yinelenen sürümlerin birbirinden ayrılması bu nedenle önemlidir.
Çünkü bilgi çoğaldıkça değil, doğru bilgi doğru bağlamda bulunabildiğinde değer kazanır.
Bir şirketin yüzlerce dosyası olabilir.
Ama ekip hangi dosyanın geçerli olduğunu bilmiyorsa, o bilgi yığını kurumsal hafızadan çok bir arşivdir.
Kurumsal hafıza kişisel bilgiyi yok etmez
Burada önemli bir ayrım var.
Amaç insanların deneyimini sistemden çıkarmak değildir.
Tam tersine, deneyimin kuruma aktarılmasını sağlamaktır.
Örneğin deneyimli bir yöneticinin yıllar içinde geliştirdiği bir karar yaklaşımı ele alınabilir.
Ancak bu yaklaşım yalnızca “X yöneticisi böyle yapıyor” şeklinde saklanmaz.
Hangi probleme cevap verdiği, hangi koşullarda işe yaradığı, hangi varsayımlara dayandığı ve başka bağlamlarda nasıl uyarlanabileceği görünür hâle getirilir.
Böylece kişinin bilgisi kurumsal bir öğrenmeye dönüşür.
Peki yapay zekâ burada ne yapabilir?
Yapay zekâ, kurumsal hafızanın kendisi değildir.
Ama doğru yapı kurulduğunda hafızaya erişimi, bilgilerin ilişkilendirilmesini ve geçmiş öğrenimlerden yararlanılmasını destekleyebilir.
PM AI & Knowledge OS'nin amacı da danışmanlık bilgisini kalıcı, aranabilir ve güvenli bir sisteme dönüştürmektir.
Örneğin geçmiş kararların kaydı bugün alınacak yeni bir karara bağlanabilir.
Bir önceki projede ortaya çıkan anonimleştirilmiş bir örüntü, başka bir bağlamda yeniden değerlendirilebilir.
Bir yönetici yıllar önce alınmış bir kararın yalnızca sonucuna değil, gerekçesine de ulaşabilir.
Böylece yapay zekâ “şirketin yerine hatırlayan” bir sistem olmaktan ziyade, şirketin sahip olduğu bilgiyi yeniden erişilebilir ve kullanılabilir hâle getiren bir kapasite kazanır.
Fakat kurumsal hafızanın bir sınırı olmalı
Şirketin hafızasını oluşturmak, farklı şirketlerin bilgilerini tek bir havuzda toplamak anlamına gelmez.
PM'nin çalışma modelinde her müşteri ayrı proje, dosya yapısı ve kurumsal hafıza içinde yönetilir. PM metodolojisi ortak rehberdir; müşteri verileri ortak havuz değildir.
Bir müşteriden elde edilen öğrenim başka bir bağlama aktarılacaksa da doğrudan kopyalanmaz.
Müşteriye özgü kişi, fiyat, veri, sözleşme ve kararlar ayrılır; özgün ayrıntılar anonimleştirilir; ortaya çıkan yönetim örüntüsü doğrulanır, yeni bağlama göre yeniden tasarlanır ve ancak bundan sonra kurumsal öğrenime eklenir.
Çünkü:
Müşterinin özel bilgisi yöntem değildir.
Taşınabilir olan; soru, model, kontrol listesi ve anonimleştirilmiş derstir.
Gerçek kurumsal hafıza ne zaman oluşur?
Bir şirketin kurumsal hafızası, yalnızca bilgi depolandığında oluşmaz.
Bilgi;
kaydedildiğinde,doğrulandığında,bağlamlandırıldığında,gerektiğinde yeniden erişildiğindeve yeni kararlara aktarılabildiğinde
kurumsal hafızaya dönüşür.
Bu nedenle mesele aslında “bilgiyi kişilerden almak” değildir.
Mesele, kişilerin değerli deneyimlerini kurumun ortak yönetim kapasitesine dönüştürmektir.
Çünkü güçlü bir kurum, yalnızca bugün ne bildiğiyle değil; geçmişte öğrendiklerini yarın kullanabilme kapasitesiyle de güçlenir.
Ve kurumsal hafızanın en önemli testi belki de şudur:
O bilgiyi bilen kişi odada olmadığında, şirket hâlâ o bilgiden yararlanabiliyor mu?
Yorumlar